La necessitat: créixer sense perdre el tracte personal
Les consultes arribaven des de la web, WhatsApp, xarxes socials, publicitat i recomanacions. L’equip havia de recordar manualment qui havia preguntat per cada viatge, quina informació havia rebut i quan calia tornar-hi a contactar.
Quan el volum va augmentar, el problema no era la manca d’interès: era mantenir la continuïtat. Una conversa podia quedar aturada, dues persones podien treballar amb informació diferent o una futura clienta podia no rebre el seguiment en el moment adequat.
Com podem fer que cada persona rebi el seguiment correcte sense dependre de la memòria de l’equip?
La solució: un únic recorregut, del primer missatge a la reserva
Es va crear una aplicació privada que reuneix cada contacte, el viatge que li interessa, les converses mantingudes i la pròxima acció. En obrir-la, l’equip veu què ha de fer avui, quins seguiments estan pendents i quines oportunitats necessiten atenció.
Quan una persona reserva, la mateixa informació continua dins del sistema. La fitxa de clienta, la reserva, els pagaments i els documents queden connectats, sense tornar a copiar dades ni reconstruir l’historial.
Què canvia en el dia a dia
- L’equip sap a qui ha de contactar i per què.
- Les converses deixen de dependre de notes i recordatoris individuals.
- La informació comercial es converteix en una reserva sense duplicar dades.
- Contractes, rebuts i llistats es preparen amb la informació ja validada.
- Cada viatge té controlats els passos operatius i econòmics pendents.
- Direcció pot entendre d’on arriben les oportunitats i com evolucionen.
Una primera versió funcional en només una setmana
En lloc d’intentar definir una plataforma enorme abans de començar, es va prioritzar el problema més urgent: ordenar els contactes i els seguiments comercials. En una setmana ja hi havia una primera versió funcional que l’equip podia utilitzar i validar amb casos reals.
A partir d’aquesta base es van incorporar reserves, documents, operativa de viatges, analítica i tresoreria. El programa va créixer a partir de l’ús real, no d’una llista teòrica de funcions.
El resultat
Avui l’empresa disposa d’un entorn propi per donar continuïtat a cada futura viatgera i coordinar la feina comercial, administrativa i operativa. La tecnologia no substitueix l’atenció personal: evita que la informació es perdi perquè l’equip pugui dedicar més temps a acompanyar cada clienta.