El problema de copiar i enganxar
Quan un contacte arriba per la web i algú el copia al CRM, prepara un document manualment i crea un recordatori, cada pas pot introduir errors o quedar sense fer.
Un recorregut coherent
- El formulari valida la informació necessària.
- El sistema comprova si el contacte ja existeix.
- El CRM crea o actualitza la fitxa i registra l’origen.
- Les regles assignen una persona o una fase.
- Es genera una confirmació o document quan correspon.
- Els canvis posteriors actualitzen la mateixa informació.
Decisions abans de connectar
- Quin sistema és la font principal de cada dada.
- Què passa amb els duplicats.
- Quins camps són obligatoris.
- Qui pot corregir informació.
- Com es detecten i comuniquen els errors.
Integració directa o eina intermèdia
Algunes plataformes es poden connectar directament mitjançant API. Altres necessiten una capa intermèdia que transformi dades, controli regles i mantingui un registre dels passos.
No només mou dades quan tot funciona; també explica què ha fallat i permet recuperar el procés.
Privacitat i permisos
Cal enviar només la informació necessària, protegir les credencials, limitar accessos i conèixer on s’emmagatzemen les dades. Els formularis també han d’explicar amb claredat per a què s’utilitza la informació.
Com començar
Escull un recorregut complet i de volum suficient, per exemple des de la sol·licitud web fins a la primera resposta. Valida’l abans d’afegir documents, pagaments o altres canals.