Guardar dades una sola vegada
La informació d’un formulari pot arribar directament a la fitxa del client o a la llista de treball.
Automatització de processos
La feina repetitiva,
feta automàticament.
Quan entra una sol·licitud, podem guardar les dades, preparar el document, enviar la confirmació i crear el seguiment sense copiar res manualment.
Explicar què repetim cada setmana ↗Recupera temps sense perdre el control.
Copiar dades, preparar sempre els mateixos documents o recordar cada seguiment ocupa temps i facilita els errors. Automatitzem els passos previsibles i avisem una persona quan cal revisar una excepció.
Preparar documents
Pressupostos, informes o certificats es creen amb les dades ja revisades.
Enviar avisos quan toca
Confirmacions, recordatoris i seguiments s’envien segons la data o l’estat del cas.
Demanar revisió si hi ha un dubte
Els casos diferents no continuen sols: queden marcats perquè una persona decideixi.
Un exemple senzill
Del formulari rebut al seguiment, sense copiar i enganxar.
Abans
- Arriba un correu amb les dades
- Algú les copia a un Excel
- Prepara manualment un document
- Envia la resposta i apunta un recordatori
Després
- Les dades es guarden automàticament
- El document queda preparat per revisar
- La persona valida el que sigui necessari
- La confirmació i el seguiment queden programats
Exemples d’ús
Entrada de contactesCreació de documentsConfirmacions i recordatorisActualització de dadesSeguiment comercialClassificació de sol·licitudsInformes periòdics
Primer comprovem si realment val la pena.
No tot s’ha d’automatitzar. Busquem una tasca freqüent, amb passos clars i un estalvi visible. Comencem per aquí, comprovem el resultat i només després ampliem.
Observem la feina real
Ens ensenyes què feu, amb quines eines i en quin punt acostumen a aparèixer errors o retards.
Decidim què pot passar sol
Separem els passos repetitius de les decisions que han de continuar en mans d’una persona.
Connectem el que ja utilitzeu
Sempre que sigui possible, aprofitem els formularis, el correu, el calendari o el programa de gestió actual.
Deixem constància de cada pas
L’equip pot veure què s’ha fet, detectar una incidència i corregir-la sense perdre informació.
Preguntes freqüents
Abans d’automatitzar un procés empresarial.
Quines tasques es poden automatitzar?+
Guardar o actualitzar dades, preparar documents, enviar avisos, crear seguiments, ordenar sol·licituds i preparar resums són alguns dels casos més habituals.
Hem de canviar les eines actuals?+
No necessàriament. Primer revisem si es poden comunicar entre elles i si convé mantenir-les, substituir-ne alguna o afegir una connexió entre totes dues.
Què passa quan hi ha una excepció?+
El procés s’atura o envia un avís perquè una persona pugui revisar el cas abans de continuar.
La intel·ligència artificial és sempre necessària?+
No. Moltes millores es resolen amb regles senzilles i connexions fiables. Utilitzem intel·ligència artificial només quan aporta un benefici clar.
Quina feina repetiu cada setmana?
Explica’ns els passos tal com els feu ara. T’ajudarem a veure què es pot simplificar i què convé mantenir en mans de l’equip.
Explicar una tasca repetitiva ↗